Ratgeber
Reinigung und Hausmeister in den Nebenkosten: was umlagefähig ist
Treppenhaus, Garten, Gehweg, Hausmeister: Viele Kosten rund ums Haus landen in der Nebenkostenabrechnung. Was davon umlagefähig ist, regelt die Betriebskostenverordnung. Hier steht was dort steht, wo es in der Praxis Streit gibt und wie ein Leistungsnachweis die Abrechnung einfacher macht.
Was umlagefähig ist
Grundlage
Was die Betriebskostenverordnung nennt
§ 2 der Betriebskostenverordnung zählt auf, welche laufenden Kosten als Betriebskosten gelten. Umgelegt werden dürfen sie nur wenn der Mietvertrag das vorsieht. Für Reinigung und Hausmeister sind vier Nummern wichtig.
| Nummer | Was dazugehört | Typische Leistung |
|---|---|---|
| Nr. 8 Straßenreinigung und Müll | Gebühren der öffentlichen Straßenreinigung und entsprechende nicht öffentliche Maßnahmen, Müllabfuhr | Gehweg kehren, Tonnendienst |
| Nr. 9 Gebäudereinigung | Säuberung gemeinsam genutzter Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Waschküche, Aufzug | Treppenhausreinigung |
| Nr. 10 Gartenpflege | Pflege gärtnerisch angelegter Flächen, Spielplätze, nicht öffentliche Plätze, Zugänge und Zufahrten | Rasen, Hecken, Laub, Wege |
| Nr. 14 Hauswart | Vergütung und Nebenkosten des Hauswarts, soweit keine Reparatur und keine Verwaltung | Kontrollgänge, kleine Aufgaben |
Der Winterdienst steht nicht als eigene Nummer in der Liste. In der Praxis wird er je nach Fläche meist der Straßenreinigung oder der Pflege von Zugängen und Zufahrten zugeordnet. Wichtig ist, dass die Abrechnung das nachvollziehbar zeigt.
Hauswart
Was nicht in die Hausmeisterkosten gehört
Bei Nummer 14 gibt es zwei Grenzen. Erstens sind Arbeiten für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung und Schönheitsreparaturen keine Betriebskosten. Wenn der Hausmeister eine Tür repariert oder einen Flur streicht, gehört dieser teil nicht in die Nebenkosten. Zweitens zählt Verwaltungsarbeit nicht dazu, etwa Wohnungsübergaben oder Gespräche mit Handwerkern im Auftrag der Verwaltung.
Bei einem Hausmeisterservice, der beides macht, sollte die Rechnung deshalb aufteilen, welcher Anteil auf laufende Betreuung und welcher auf Reparaturen entfällt.
Doppelt
Die Regel gegen doppelte Kosten
Die Verordnung enthält eine Regel die oft übersehen wird. Wenn der Hauswart Arbeiten selbst ausführt, die unter andere Nummern fallen, zum Beispiel die Treppenhausreinigung oder die Gartenpflege, dürfen diese Arbeitskosten nicht noch einmal unter der eigenen Nummer abgerechnet werden.
Ein Beispiel: Der Hausmeister reinigt auch das Treppenhaus. Dann stehen diese Stunden entweder bei Nummer 14 oder bei Nummer 9, aber nicht bei beiden. Ein klarer Leistungsnachweis mit Datum und Tätigkeit macht diese Trennung leicht.
Praxis
So wird die Abrechnung sauber
Leistungen getrennt beauftragen
Reinigung, Garten, Winter und Hausmeister als eigene Positionen im Angebot und auf der Rechnung.
Reparaturen gesondert ausweisen
Kleine Reparaturen und Material nicht mit der laufenden Betreuung zusammenfassen.
Nachweise sammeln
Termine, Tätigkeiten und Winterprotokolle aufbewahren damit Mieter bei Rückfragen Einsicht bekommen.
Verträge prüfen
Steht im Mietvertrag, dass diese Kosten umgelegt werden? Ohne Vereinbarung geht es nicht.
Beispiel
Ein Haus mit acht Wohnungen in Bonn
Ein Beispiel, wie eine Rechnung aussehen kann: Für ein Haus mit acht Wohnungen in Bonn-Endenich vergibt die Verwaltung die Treppenhausreinigung alle zwei Wochen, die Gartenpflege von März bis November und den Winterdienst. Dazu kommt ein monatlicher Kontrollgang.
- Treppenhaus: Position für Nummer 9
- Garten und Laub: Position für Nummer 10
- Winterdienst Gehweg: eigene Position mit Protokoll
- Kontrollgang: Nummer 14, Reparaturen extra
So kann die Verwaltung jede zahl direkt in die richtige Zeile der Abrechnung übernehmen.
Rechnungen, die zur Abrechnung passen?Wir stellen Leistungen getrennt nach Bereichen in Rechnung und liefern die Nachweise dazu.
Betreuung mit sauberer Abrechnung anfragenWirtschaftlichkeit
Angemessen statt möglichst viel
Vermieter müssen bei Betriebskosten wirtschaftlich handeln. Das heißt nicht, immer das billigste Angebot zu nehmen. Es heißt aber, dass Leistung und Preis zum Haus passen sollten. Eine tägliche Treppenhausreinigung für ein Haus mit vier Parteien wäre schwer zu begründen.
Umgekehrt ist ein sehr billiges Angebot kein Gewinn, wenn die Leistung nicht kommt. Dann zahlen Mieter für ein Treppenhaus das trotzdem schmutzig ist, und die Beschwerden landen bei der Verwaltung.
Ein Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung hilft, Angebote vergleichbar zu machen und die gewählte Lösung später zu begründen.
Eigentümer
Wohnungseigentümer und Hausgeld
In einer Eigentümergemeinschaft laufen die Kosten erst über das Hausgeld. Wer seine Wohnung vermietet, legt die umlagefähigen Teile danach auf seinen Mieter um. Deshalb ist es auch für Gemeinschaften sinnvoll, Rechnungen nach den Nummern der Verordnung zu trennen.
Wie wir mit Verwaltungen zusammenarbeiten, steht auf der Seite Betreuung für Verwaltungen.
Streitpunkte
Wo es in der Praxis oft hakt
Die meisten Rückfragen von Mietern betreffen nicht die Frage, ob eine Leistung umlagefähig ist, sondern wie viel davon. Diese Punkte sehen wir in Abrechnungen besonders häufig:
- Hausmeisterkosten als Pauschale, ohne Trennung von Reparaturen
- Winterdienst ohne Nachweis, ob und wann er überhaupt nötig war
- einmalige Arbeiten wie Grundreinigung nach Bauarbeiten in der laufenden Reinigung
- Gartenpflege, die in Wahrheit eine Neuanlage war
- dieselben Stunden unter zwei verschiedenen Nummern
Belege
Wenn Mieter die Belege sehen wollen
Mieter dürfen die Belege zur Nebenkostenabrechnung einsehen. Für Verwaltungen ist das einfacher, wenn Rechnungen schon nach Leistungsbereichen getrennt sind und die Nachweise dazugehören. Dann muss niemand im Nachhinein schätzen, welcher Anteil auf welche Position entfällt.
Bei uns gibt es für jeden termin einen Eintrag mit Datum und Tätigkeit, im winter zusätzlich ein Protokoll mit Uhrzeit und Streumittel. Diese Unterlagen bekommt die Verwaltung auf Wunsch mit der Rechnung.
FAQ
Fragen zu Nebenkosten
Kurz beantwortet. Fehlt Ihre Frage, schreiben Sie sie einfach mit in Ihre Anfrage. Wir antworten meist noch am selben Werktag.
Darf ein externer Hausmeisterservice umgelegt werden?
Ja, die Verordnung unterscheidet nicht danach, ob der Hauswart angestellt ist oder ein Dienst beauftragt wird. Es gelten dieselben grenzen für Reparaturen und Verwaltung.
Gehört die Grundreinigung nach Bauarbeiten dazu?
In der Regel nicht. Betriebskosten sind laufende Kosten. Eine einmalige Reinigung nach einer Sanierung gehört eher zu den Kosten der Baumaßnahme.
Können Sie die Rechnung nach Häusern aufteilen?
Ja. Für Verwaltungen mit mehreren Objekten rechnen wir pro Haus und pro Leistungsbereich ab.
Darf der Winterdienst als Pauschale abgerechnet werden?
Viele Winterdienste arbeiten mit einer Saisonpauschale. Das ist üblich und lässt sich auch umlegen, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Hilfreich ist trotzdem ein Protokoll, damit bei Rückfragen klar ist, was in der Saison passiert ist.
Wer entscheidet, wie die Kosten verteilt werden?
Der Verteilerschlüssel, etwa nach Wohnfläche oder nach Wohnungen, steht im Mietvertrag oder ergibt sich aus dem Gesetz. Fehlt eine Regel, wird in der Regel nach Wohnfläche verteilt. Wir liefern die Zahlen pro Haus, die Verteilung übernimmt die Verwaltung.
Verwaltung
Leistungen, die sich sauber abrechnen lassen
Getrennte Positionen, Nachweise pro Termin und ein Ansprechpartner für Rückfragen.
Angebot anfordern
Hilfreich sind:
- Ort und Zahl der Wohnungen
- gewünschte Leistungen
- bisherige Aufteilung der Kosten